بسیاری از انواع مشاغل مانند دفاتر قانون و آژانس‌های دولتی برای اهداف قانونی خود از ضبط مکالمات استفاده می‌کنند. اگرچه مزایای بسیاری به غیر از این اهداف در ضبط مکالمات با مشتریان وجود دارد. ضبط مکالمات در صورت استفاده صحیح می‌تواند به ابزاری قوی برای داشتن بینشی عمیق از مشتریان و سازمان شما تبدیل شود. همان‌طور که می‌دانید سیستم تلفنی Elastix امکان ضبط مکالمات خود را در شرایط مختلف به راحتی امکان‌پذیر می‌سازد، در مقاله زیر راه‌هایی که به شما در استفاده از مکالات ضبط شده کمک می‌کند را معرفی می‌کنیم.


1. آموزش: اطمینان حاصل کردن از این که همه کارکنان به طرز مناسبی آموزش دیده‌اند و این آمادگی را دارند که در هر شرایطی پاسخگوی مسائل پشت تلفن باشند وظیفه بخش مدیریت است. با قابلیت ضبط مکالمات، این توانایی را دارد که موقعیت‌های مختلف کارمندان با تجربه را مرتب کرده و در اختیار کاربران جدید قرار دهد و از این طریق مهارت‌های آن‌ها را افزایش دهد.


2. ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد موثر باید کارکنان را از یک نقد صحیح از تعامل آنان با مشتریان خود آگاه نماید. ضبط مکالمات همچنین می‌تواند به عنوان مدرکی حاکی از عدم دریافت نتیجه مطلوب و سندی برای پایان کار مورد استفاده قرار گیرد و حتی می‌توان برای شناسایی کارکنانی که رفتار و نتیجه بهتری را در تعاملات خود با مشتری داشته‌اند از آن‌ها استفاده نمود. در زمان مرور برای دسترسی بهتر می‌توان مکالمات ضبط شده را بر اساس کارکنان مختلف دسته‌بندی کرد و در پرونده شخصی آن‌ها قرار داد. به علاوه این که مدیران می‌توانند متوسط زمان پاسخ‌گویی و موارد حل و فصل شده و عملکرد کلی را در راه‌حل UC خود داشته باشند. همه این اطلاعات وقتی با هم ترکیب شده و یک جا جمع شوند کمک شایانی به مدیران در زمینه ارزیابی عملکرد کارکنان خواهند کرد.


3. رفع اختلاف نظرها: ضبط مکالمات می‌تواند به رفع اختلاف نظرات که عاملی شایان در شرکت‌های خدماتی و فروشندگان کالا می‌باشد کمک کند. نگهداری شکایات یک مشتری میتواند باعث حفظ تاریخچه او و رابطه‌اش با محصول شما باشد. دربر داشتن موارد نگرانی مشتری از خدمات و محصول شما موجب رفع وقوع شکایت‌های مشابه در زمان دیگر شود.


4. داشتن بینش عمیق‌تر از مشتری: شرکت‌هایی که از ضبط مکالمات بهره می‌برند علاوه بر داشتن مشکلات و شکایات مشتری, نیازهای آنان و انتطارات و همچنین سوالات متداول پرسیده شده از سوی آن‌ها را به راحتی در اختیار دارند. این‌ها همه کمک می‌کند که کارکنان مشتری را در بسیاری از مواقع بحرانی و مشکل بهتر شناسایی کرده و حتی برای مشکلاتش راه‌حل‌هایی از پیش تعیین شده داشته باشند.


منبع: VOIPIRAN