راه‌اندازی تلفن گویا یا منشی دیجیتال هوشمند سال‌های زیادی است که به عنوان یک سرویس ارتباطی قدرتمند و منعطف در شرکت‌های ارائه کننده خدمات یا شرکت‌های فروش تجهیزات بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. شاید پیش خود بگویید سیستم منشی دیجیتال از همان سال‌های ابتدایی ورود سانترال یا حتی تلفن‌های خانگی وجود داشته است و سرویسی نیست که آن را قدرتمند، هوشمند یا منعطف بخوانیم. در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت و مهاجرت سیستم‌های تلفنی منسوخ مثل سانترال پاناسونیک به سمت سیستم‌های تلفنی نوین و هوشمند که به آن‌ها مرکز تلفن VOIP گویند، نوع سرویس‌دهی تلفن‌گویا یا همان منشی دیجیتال تغییر و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بیشتر با منشی دیجیتال آشنا خواهیم کرد و به شما می‌گوییم که این سرویس چطور می‌تواند کسبوکارتان را متحول کند.
تلفن‌گویا چیست؟
حتماً برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکت تماس بگیرید و به محض برقراری ارتباط به صورت اتوماتیک شخصی شرکت را معرفی کند، به شما خوش‌آمد بگوید و در ادامه واحدهای مختلف شركت را با ذکر یک عدد نام ببرد تا شما سريع‌تر بتوانيد با واحد يا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار كنيد. به اين سيستم، تلفن گويا يا منشی ديجيتال مي‌گويند. يك منشی خستگی‌ناپذیر و ۲۴ ساعته! این سناریو از ساده‌ترین خدمات تلفن گویا است. خدمات تلفن گویا یکی از مهم‌ترين بخش‌های مرکز تلفن VOIP است. در واقع یک ماژول نرم‌افزاری بر روی یک مرکز تلفن VOIP است که می‌تواند در ساده‌ترين حالت افراد تماس‌گيرنده را به واحدهای مختلف سازمان راهنمايی كند يا به صورت حرفه‌ای و برنامه‌ريزی شده، به طور مثال از مشتریان شرکت شما برای دریافت پشتیبانی کد مشتری بگیرد، به صورت هوشمندانه یک مسابقه تلفنی یا یک تلفن قصه‌گو راه‌اندازی کنید، ارتباط مشتری را به یک درگاه پرداخت برقرار کند یا یک سیستم نوبت‌دهی بیمارستان باشد و بسیاری قابلیت‌های هوشمندانه دیگر که در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد.
راه‌اندازی تلفن گویا بر روی بستر مرکز تلفن VOIP:
برای راه‌اندازی تلفن گویا در شرکت خود، ابتدا باید بستر مناسب آن را فراهم کنید. اولین قدم، داشتن یک شبکه کابلی یا بی‌سیم داخلی پایدار است که معمولاً اکثر شرکت‌ها این بستر ارتباطی را به دلیل وجود کامپیوتر و اینترنت داخلی دارند. پس نگران اضافه کردن کابل یا تجهیزات اضافی نباشید. قدم بعدی که مهم‌ترین قدم برای داشتن یک منشی دیجیتال هوشمند است، داشتن یک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن VOIP در واقع وظیفه مدیریت تماس‌های شما را که تلفن گویا بخشی از آن است، دارد. با توجه به ماهیت نرم‌افزاری مرکز تلفن برای استقرار نیازمند یک سرور برای سرویس‌دهی خواهد بود. سیستم منشی دیجیتال هوشمند یک ماژول نرم‌افزاری از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پیاده‌سازی کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نیاز هر کسب‌و‌کار پیاده‌سازی خواهد شد. پیش از راه‌اندازی تلفن‌گویا باید اطلاعاتی را به شرح زیر در اختیار کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت شبکه قرار دهید:
- تمام نیازتان و هر چیزی که در ذهنتان می‌گذرد را صراحتاً به مجری پروژه‌تان بگویید. این مهم‌ترین بخش برای طراحی سناریو بر اساس شرح نیازتان است. مثلاً اگر همیشه پشت میزتان نیستید و بخشی از روز را خارج از شرکت به سر می‌برید و نمی‌خواهید تماسی را از دست بدهید حتماً اعلام کنید. اگر نیاز به صندوق صوتی برای دریافت انتقادات و پیشنهادات دارید، یا می‌خواهید مثلاً با وارد کردن یک عدد آدرس شرکت، شماره حساب یا هر اطلاعات دیگر برای تماس‌گیرنده پخش شود به صورت کامل توضیح دهید.
- براساس سلیقه و بودجه‌ای که در نظر گرفته‌اید برای ضبط صدا به صورت استودیویی یا توسط خودتان تصمیم بگیرید.
- متن خوشآمدگویی و پیامی که می‌خواهید پخش شود را آماده کنید. مثلاً: “سلام، شما با شرکت تماس گرفته‌اید، برای ارتباط با واحد فروش عدد یک، برای …”
- پس از تهیه متن، پیش از راه‌اندازی تلفن گویا، اعداد تخصیص یافته به داخلی‌ها یا گروه‌های کاری را مشخص کنید. مثلاً اگر داخلی اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلی‌های کارشناسان فروش را برای کارشناس استقرار مشخص کنید.
راه‌اندازی تلفن گویا جزئیات فنی بیشتری دارد که باید کارشناس پیاده‌سازی برای شما شرح دهد. مثلاً می‌توانید تعیین کنید کسی بتواند به صورت مستقیم یک داخلی را بگیرد یا خیر، فردی که تماس می‌گیرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتی به انتهای پیام خوشآمدگویی رسید، پیام تکرار شود، به یک داخلی مثلاً اپراتور وصل شود یا مجدد پیام خوشآمدگویی از ابتدا پخش شود. پیاده‌سازی سرویس‌های هوشمند مثل منشی دیجیتال نیازمند بررسی و توجه به شرح‌نیاز دقیق مدیر یک كسب‌و‌كار و يك تيم حرفه‌ای خدمات VOIP دارد. به صورت کلی موارد یک تا چهار مهم‌ترین گزینه‌هایی هستند که پیش از پیاده‌سازی باید با آن توجه کنید.
راه‌اندازی تلفن گویا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک می‌کند؟
اگر بخواهیم به صورت خلاصه مزیت راه‌اندازی تلفن گویا را برای کسبوکارتان بگوییم، در واقع این سرویس همان‌طور که از نام دیگرش، منشی تلفنی پیدا است وظیفه مدیریت تماس‌های ورودی شما را به صورت هوشمندانه، دقیق و در ۲۴ ساعت شبانه‌روز دارد. راه‌اندازی تلفن گویا در شرکت شما برای شخصی که اولین بار با شما تماس می‌گیرد، ویترین شرکت‌تان است. شما حتی اگر یک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشید، با استفاده از منشی دیجیتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان یافته و منظم نشان می‌دهید. معرفی شرکت، خوشآمدگویی و نام بردن دپارتمان‌های مختلف مخصوصاً با یک صدای گوینده می‌تواند در اولین قدم ارتباط با مشتری بسیار برایتان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود. از دیگر مزیت‌های راه اندازی تلفن گویا که می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گیرنده بدون معطلی با واحد یا شخصی است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنید این سرویس وجود نداشت و منشی یک شرکت به صورت سنتی به این تماس‌ها پاسخ می‌داد و به واحدهای مختلف وصل می‌کرد. در این شرایط شما به عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار باید یک نیرو تمام وقت، صرفاً برای پاسخگویی به این تماس‌ها استخدام می‌کردید. علاوه بر این موضوع، مشتریان شما می‌توانند روی تلفن گویا و در صندوق صوتی برای شما پیام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پیام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاری را گوش کنند و بسیاری قابلیت دیگر که فعلاً به همین توضیحات مختصر بسنده می‌کنیم و در ادامه شما را با سودمندی‌های هوشمندانه منشی دیجیتال بیشتر آشنا می‌کنیم.
سودمندی‌های پنهان راه‌اندازی تلفن گویا:
هر وقت صحبت از تلفن گویا یا منشی دیجیتال می‌شود معمولاً تنها چيزی که به ذهنمان می‌رسد همان پیام خوش‌آمدگويی است كه همه جا شنيده‌ايم. اما اين سرويس مهم از خدمات VOIP توانایی ارائه خدمات بسیار گسترده‌تری را نیز دارد که شاید تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اینکه راه‌اندازی تلفن گویا هوشمند یکی از خدمات مرکز تلفن VOIP که در واقع یک سیستم تلفنی کدباز است محسوب می‌شود، امکان برنامه‌نویسی و پیاده سازی انواع نیازمندی‌های شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هایی گفته می‌شود که تمامی متخصصان امکان دسترسی به هسته نرم‌افزار و تغییرات را دارند. در ادامه تعدادی از انواع ماژول‌های متداول از خدمات تلفن‌گویا که فراتر از یک سیستم خوشآمدگویی هستند معرفی خواهیم کرد.
۱- سیستم نوبت‌دهی: شاید برایتان پیش آمده باشد که برای دریافت نوبت با یک کلینیک یا بیمارستان تماس گرفته باشید و پس از معرفی و پیام خوشآمدگویی از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنید و به این صورت نوبتی برای شما در یک تاریخ و ساعت خاص ثبت می‌شود. این سیستم نوبت‌دهی در واقع بر روی تلفن گویا پیاده‌سازی شده است و یکی از خدمات VOIP محسوب می‌شود.
۲- سیستم تیکتینگ تلفنی: از دیگر مزایای راه اندازی تلفن گویا می‌توان به ماژول تیکیتینگ تلفنی که یکی دیگر از سرویس‌هایی است که بر روی ماژول منشی دیجیتال و مرکز تلفن ویپ پیاده‌سازی می‌شود، اشاره کرد. مشتریان شما با شماره پشتیبانی تماس می‌گیرند و مشکل سیستم خود را به صورت یک صدا برای کارشناس مربوط ثبت می‌کنند. کارشناس پشتیبانی مربوطه پس از دریافت تیکت صوتی می‌تواند اقدامات لازم را برای خدمات پشتیبانی ارائه نماید.
۳- سیستم ثبت اطلاعات کارجویان به صورت تلفنی: شرکت‌های کاریابی همواره در جست‌وجو و جمع آوری اطلاعات كارجويان و كارفرماها هستند. معمولاً شركت‌هايی در اين حوزه موفق هستند كه بتوانند ديتابيس بزرگی از اين مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات كارجويان و كارفرماها به صورت كاغذی و اينترنتی، امكان ثبت اطلاعات به صورت صوتی بر روی يك تلفن گويا هوشمند نيز خواهد بود. مزيت استفاده از اين سيستم برای كارفرماها، شنيدن لحن معرفی كارجو خواهد بود.
۴- سيستم رزرواسيون تلفنی: بسياری از كسب‌و‌كارها مثل هتل‌ها، مراكز فروش بليط و… كه براي ارائه خدمت نياز به رزرواسيون از پیش دارند، می‌توانند از اين سيستم استفاده كنند. مثلاً فردی با يك هتل تماس می‌گيرد، سيستم پس از خوشآمدگویی از کاربر می‌خواهد تا تاریخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالی بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نیاز به یک درگاه پرداخت بانکی جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاریخ مورد نظر اتاقی خالی نباشد نیز سیستم به صورت اتوماتیک به فرد تماس‌گیرنده اعلام خواهد کرد.
۵- سیستم هوشمند پشتیبانی: بسیاری از شرکت‌هایی که بخشی به عنوان خدمات پشتیباتی دارند، با این مشکل مواجه شدند که افرادی که در لیست مشتریان‌شان نیستند برای دریافت پشتیبانی یا حل مشکلاتشان با مرکز پشتیبانی تماس برقرار می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود که شرکت نتواند به مشتریان خودش سرویس مناسب بدهد. زیرا زمان زیادی را با افرادی که مشتری این کسب‌و‌کار نیستند می‌گذراند. یکی دیگر از انواع خدمات تلفن گویا، استفاده از شماره مشتری است. زمانی که فردی با بخش پشتیبانی شرکت شما تماس مي‌گيرد تنها با وارد كردن شماره مشتری خود می‌تواند با كارشناسان پشتیبانی صحبت کند، در غیر این صورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.
۶- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی: یکی دیگر از سرویس‌های هوشمندی که روی تلفن گويا پیاده‌سازی می‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی است. در واقع شخصی که با شماره‌های اعلام شده تماس می‌گیرد، می‌تواند بر اساس سلیقه خود در منوی صوتی تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفنی نیز با همین شرایط برگزار می‌شوند. شاید برایتان سوال پیش بیاید که داشتن این مدل تلفن گویا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودی دارد؟ در بین انواع خطوط مخابراتی، خطی به نام IN وجود دارد که بر حسب دقیقه، هزینه‌ای مازاد برای ارائه خدمت، به حساب تماس‌گیرنده یا قبض تلفن اضافه می‌کند. بنابراین درآمد چنین کسب‌و‌کارهایی بر اساس میزان مکالمات افراد تماس‌گیرنده خواهد بود.
منبع: VOIPING
دیدگاه خود را بنویسید