با پیشرفت تکنولوژی روز، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند. جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی، به VoIP ارتقا پیدا می‌کنند. حال ۱۰ دلیل برای این که چرا باید سیستم قدیمی سازمان‌ها به VoIP ارتقاء یابد را بررسی می‌کنیم:
۱- ایجاد تحولی در جدول هزینه‌های تماس خود
از آن‌جایی که با استفاده از VoIP، برای برقراری تماس‌ها و ارسال داده‌ها، از اینترنت استفاده می‌شود، کلیه تماس‌های درون سازمانی و بین سازمان‌های دارنده VoIP کاملاً رایگان خواهد بود. همین‌طور ارتباط تلفنی با سایر کشورها و سازمان‌هایی که VoIP دارند به صورت کاملاً رایگان برقرار می‌شود. در نتیجه هزینه‌های قبض تلفن سازمان‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در نتیجه دیگر دغدغه‌ای بابت قبوض تلفن سازمان نخواهید داشت.
۲- بدون نیاز به پرداخت هزینه بابت نگهداری از VoIP-PBX
در صورت استفاده از VoIP در محل سازمان، هر‌گونه نگهداری از سیستم توسط خود سازمان انجام می‌شود. این تغییرات یا اضافه نمودن امکانات به سیستم نیازی به پرداخت هزینه اضافی نخواهد بود. حال فرض کنید بخواهید VoIP را بر بستر cloud دریافت نمایید، در نتیجه اگر نیاز به تغییر یا پشتیبانی از سیستم داشته باشید، ارائه دهنده سیستم، آن تغییرات را انجام می‌دهد و سازمان، بابت پشتیبانی و نگهداری مستلزم پرداخت هزینه است.
۳- بدون نیاز به تهیه سخت‌افزار جدید
عموماً برای تغییر یا ارتقاء هر سیستمی به سیستم بهتر و به روز‌تر، سازمان‌ها می‌بایست هزینه‌های گزافی پرداخت نمایند. اما جالب است بدانید اگر VoIP را از سرویس دهندگانی که خدمات را بر بستر VoIP ارائه می‌دهند تهیه کنید، بابت هیچ‌گونه سخت‌افزاری نیاز به پرداخت نخواهد بود و شما تنها بابت دستگاه‌های تلفن تحت شبکه هزینه پرداخت می‌کنید. از طرفی ساده‌ترین مدل تلفن‌های تحت شبکه نیز تا حد کمی قابل ارتقاء از لحاظ نرم‌افزاری هستند که این باز از هزینه‌های شما می‌کاهد.
۴- ارسال اتوماتیک تماس‌های صوتی به ایمیل
آیا تا به حال فکر کرده‌اید که زمان زیادی صرف مطالعه ایمیل‌ها می‌شود؟ دیگر با VoIP تمامی پست‌ها، تلفن‌ها و پیام‌های صوتی به ایمیل شما نیز ارسال می‌گردد و همیشه یک بانک اطلاعاتی مناسب و جامع از کلیه تماس‌ها خواهید داشت.
۵- جمع کردن دستگاه فکس از روی میز خود
سیستم فکس ممکن است قدیمی به نظر رسد اما برخی از کسب و کارها به آن نیاز دارند و نمی‌توان منکر این موضوع شد. دستگاه فکس، خود نیاز به سرویس و نگهداری دارد و این مستلزم پرداخت هزینه است. همین‌طور برای ارسال و دریافت فکس، کاغذ زیادی مصرف خواهد شد. جالب است بدانید با VoIP، شما دستگاه فکس نیز خواهید داشت. با استفاده از فکس دیجیتالی، کلیه فکس‌ها از طریق کامپیوتر و بدون مصرف کاغذ انجام خواهد گرفت.
۶- یکپارچه‌سازی صداها در تمامی نرمافزارهای سازمان
ممکن است در بخش‌های مختلف سازمان از نرمافزارهای مختلفی با قابلیت‌های متفاوت استفاده شود (مثل سیستم‌های پیجر و نرمافزارهای خاص برخی از سازمان‌ها). با توجه به این که VoIP علاوه بر اتصال به شبکه، قابلیت اتصال به اینترنت را نیز دارد، بسیاری از قابلیت‌ها و امکانات را، می‌توان بین آن و دیگر نرم‌افزارها به اشتراک گذاشت. مثلاً در بخش بازاریابی و فروش می‌توان برنامه‌های CRM را با VoIP ارتباط داد و بسیاری از فراخوان‌های سازمان برای مشتریان را با استفاده از VoIP انجام داد.
۷- اطمینان از حداکثری رضایتمندی مشتریان
مسلماً هیچ یک از ما دوست نداریم تا حین تماس، پشت خط بمانیم و یا تماس ما بین بخش‌های مختلف سازمان انتقال یابد. این موضوع علاوه بر وقت‌گیر بودن برای کارمندان سازمان‌ها، مشتریان را خسته و کلافه می‌کند. برای برطرف نمودن این‌گونه مسائل، سیستم‌های IVR به وجود آمده‌اند. اما تهیه این سیستم ممکن است گاهاً بسیار هزینه‌بر باشد! حال خوب است بدانید که VoIP با کمترین هزینه ممکن، کار سیستم IVR را انجام می‌دهد و تماس‌های ورودی در ابتدا به اپراتور گویا وصل شده و با شماره‌گیری توسط تماس گیرنده، او به بخش یا دپارتمان مورد نظر وصل می‌شود. حتی اگر تماس گیرنده شماره داخلی بخش مورد نظر در سازمان را بداند دیگر نیازی نیست تا منتظر تلفن گویا باشد! کافی است پس از شماره‌گیری شماره سازمان و برقراری ارتباط اولیه، با شماره‌گیری داخلی مورد نظر به بخش مربوطه متصل شود.
۸- عدم نگرانی صرف زمان طولانی برای راه‌اندازی
زمان‌بر بودن راه‌اندازی بسیاری از تکنولوژی‌ها باعث می‌شود تا سازمان‌ها از آن تکنولوژی صرف‌نظر کنند! جالب است بدانید برای ارتقاء سیستم سازمان به HOSTED VoIP (سرویسی که توسط سرویس دهندگان ارائه می‌شود) فقط نیاز به چند ساعت یا حداکثر یکی دو روز می‌باشد. این تکنولوژی به قدری پیشرفته است که حتی تکنسینی به سازمان شما مراجعه نخواهد کرد و فقط کافی است پس از انجام مراحل لازم توسط سرویس دهنده، تلفن تحت شبکه در سازمان به سیستم متصل شده و پس از آن، از دریای امکانات VoIP استفاده کنید.
۹- به روز کردن کسب و کار خود
بسیاری از افراد در طی روز از دستگاه‌های مختلفی مثل تلفن همراه، تلفن محل‌کار، لپ‌تاپ و … استفاده می‌کنند. هر کاربر می‌تواند سیستم را به گونه‌ای تنظیم کند که در هر جا و هر نقطه در دسترس باشد و کلیه تماس‌ها به او وصل شود و همین‌طور از امکانات پیشرفته‌ای مثل پیام صوتی، انتقال تماس اتوماتیک، تماس گروهی و … استفاده نماید. این امکاناتی است که بیشتر ارائه دهندگان سرویس VoIP در سرویس‌های خود ارائه می‌دهند.
۱۰- پرداخت نکردن هیچ هزینه اضافی
با استفاده از سیستم تلفن‌های سنتی در ابتدا نیاز است تا تعداد خطوط تلفنی مورد نیاز را مشخص نمایید. معمولاً بیشتر سازمان‌ها برآوردشان بیش از نیاز واقعی‌شان است و به همین دلیل آنان هزینه‌ای مازاد، بابت خدماتی که به آن نیاز ندارند می‌پردازند. یکی دیگر از شگفتی‌های VoIP این است که خطوط آن به سرعت می‌توانند تأمین شوند و این امر نیز زمان‌بر نخواهد بود! از جمله مزایای VoIP این است که شما با اطمینان، تنها بابت خدماتی که در حال دریافت هستید هزینه می‌پردازید و هزینه‌ای بیهوده نخواهید پرداخت.
آن‌چه در بالا گفتیم، تنها دلایلی نیستند که شما باید سیستم تلفن سنتی (سانترال) را به VoIP ارتقاء دهید!
با VoIP شما از مزیت‌های بی‌شماری بهره‌مند خواهید شد، اما بدانید سیستم سازمان هرچه سریع‌تر به VoIP ارتقاء یابد، سازمان زودتر از مزایای آن بهره‌مند خواهد شد و در واقع سازمان با استفاده از VoIP، از جدیدترین و به روز‌ترین تکنولوژی دنیا در حال استفاده است.
VoIP آینده است و شما نباید از آینده جا بمانید …
منبع: VOIPING
دیدگاه خود را بنویسید