در این مقاله به آموزش کار با گوشی اپراتوری مدل KX-T7730 می‌پردازیم که حداقل نیاز یک سیستم سانترال سری TE (سیستم‌های کم ظرفیت - برای کسب کار کوچک و متوسط) برای راه‌اندازی و بهره‌برداری است. معمولاً منشی شرکت‌ها و دیگر کاربران این تلفن سانترال از امکانات بسیار جالب این گوشی اطلاع کامل ندارند و یا حتی در بهره‌برداری از ویژگی‌های بسیار ساده و پیش پا افتاده این تلفن دچار مشکل هستند. ما این‌جا سعی کردیم از ابتدایی‌ترین و ساده‌ترین عملکردهای این تلفن سانترال تا دیگر امکانات و عملکردهای پیشرفته آن را مطرح کنیم تا یک منبع خوب و استاندارد برای آموزش کاربران این تلفن سانترال، به خصوص منشی‌ها باشد.
آشنایی با محل دکمه‌های دستگاه تلفن سانترال KX-T7730:
PROGRAM -1: مورد استفاده برای ورود و خروج محیط برنامه‌ریزی
2- (CONF (Conference: مورد استفاده برای مکالمه چند نفره
3- INTERCOM: مورد استفاده برای ساخت و یا دریافت مکالمه داخلی
4- (FWD/DND (Call Forwarding/Do Not Disturb: مورد استفاده برای انجام ارسال تماس بگیرید و یا مزاحم نشوید
5- FLASH/RECALL: استفاده می‌شود برای قطع تماس و تماس دیگر بدون گذاشتن گوشی دستی روی پایه
6- (AUTO ANS (Auto Answer : پاسخگویی خوکار برای استفاده در ارتباط داخلی (Intercom)
7- MUTE: مورد استفاده برای بی‌صدا کردن میکروفون در طول مکالمه، در حالی که صدای طرف مکالمه شنیده می‌شود
8- AUTO DIAL/STORE: سرعت شماره‌گیری و یا ذخیره‌سازی تغییرات برنامه مورد استفاده قرار می‌گیرد
9- TRANSFER: مورد استفاده برای انتقال یک تماس به شخص دیگری
10- REDIAL: مورد استفاده برای شماره‌گیری مجدد آخرین شماره گرفته شده
11- HOLD: با فشار دادن این دکمه تماس پشت خط نگه داشته می‌شود
12- SP-PHONE: استفاده برای عملیات هندزفری – دست آزاد
13- NAVIGATOR KEY: مورد استفاده برای تنظیم صدا و صفحه نمایش است و یا آیتم‌های مورد نظر برای هر تابع
14- کلیدهای قابل برنامه‌ریزی برای عملکرد دلخواه با نشانگر نورانی دو رنگ (قرمز – سبز)
15- PAUSE: برای ایجاد وقفه در شماره‌گیری
16- MESSAGE: برای گذاشتن پیغام انتظار یا پاسخگویی به پیغام کاربرد دارد
17- Message/Ringer Lamp: نشانگر نورانی تماس و پیغام جدید
نحوه برقراری تماس (تماس داخلی – تماس شهری):
منظور از دکمه CO در تماس شهری دکمه خط شهری مورد نظر است. در این مورد لازم به توضیح است اگر چراغ دکمه Intercom روشن باشد عملکرد دستگاه به شکل بالا خواهد بود و اگر خاموش باشد با برداشتن گوشی آخرین خط شهری متصل به دستگاه اتوماتیک آزاد شده و شما فقط کافیست شماره مقصد را بگیرید و برای برقراری تماس داخلی گوشی را بردارید دکمه Intercom را بزنید و شماره داخلی مورد نظر را بگیرید.
تکرار آخرین شماره گرفته شده:
در این حالت شماره مورد نظر یک بار تکرار خواهد شد ولی اگر دکمه SP-PHONE را بزنید و بعد دکمه REDIAL را بزنید تا برقراری تماس تلفن شماره مورد نظر را تکرار خواهد کرد مثلاً اگر روی اسپیکر دکمه REDIAL زدید و خط مورد نظر مشغول بود تلفن اتوماتیک دوباره خط مورد نظر را با یک وقفه خواهد گرفت تا نهایتاً تماس برقرار شود.
برقراری تماس با فشار دادن یک دکمه:
که در آن دکمه CO، دکمه مورد نظر برای سپردن حافظه است. برای شماره‌گیری با یک دکمه از هر دکمه CO فقط برای یک شماره می‌توان استفاده کرد.
تماس با اپراتور: برای تماس با اپراتور کافی است از هر داخلی گوشی تلفن را بردارید و دکمه ۰ را فشار دهید (در بعضی از سیستم‌ها دکمه ۹ برای اپراتور تعیین شده)
برقراری تماس سریع (شخصی – سیستم): این عملکرد امکان برقراری تماس سریع با زدن چند دکمه را فراهم می‌کند. منظور از شخصی شماره‌هایی است که فقط در حافظه خود تلفن شما ذخیره می‌شود. منظور از سیستم حافظه‌هایی که در کل سیستم ذخیره شده و همه داخلی‌ها به آن دسترسی دارند.
پاسخگویی بدون دخالت دست: این عملکرد که با زدن دکمه Auto ANS و روشن شدن چراغ آن فعال می‌شود امکان پاسخگویی به شماره‌های داخلی بدون دخالت دست و به شکل اتوماتیک را می‌دهد و برای تماس‌های شهری مؤثر نیست. ولی برای این گوشی قابلت نصب هدست وجود دارد که با نصب آن مکالمات به صورت دست آزاد صورت می‌گیرد.
جواب دادن به زنگ خوردن یک داخلی دیگر: با این عملکرد می‌توانید بدون ترک کردن میز کار خود به زنگ یک داخلی دیگر جواب دهید. البته می‌توان این دسترسی‌ها را هم محدود کرد.
وقتی داخلی تماس گرفته شده شما اشغال است یا جوابگو نیست: خیلی وقت‌ها شما با یک داخلی کار دارید ولی تلفنش مشغول است یا فرد پشت میز نیست، احتمالاً شما هم عجله دارید یا این که حوصله بارها تکرار شماره داخلی مورد نظر را ندارید، در این صورت سیستم سانترال پاناسونیک چند امکان و گزینه به شما پیشنهاد می‌کند:
۱- رزرو کردن خط مشغول: به این معنی که به محض اتمام مکالمه داخلی مورد نظر شما با شما تماس گرفته شود و ارتباط به شکل اتوماتیک صورت بگیرد. در این موقع کافی است هنگام پخش بوق اشغال، عدد ۶ را شماره‌گیری کنید و گوشی را بگذارید، حالا دیگه نیاز نیست نگران چیزی باشید به محض آزاد شدن خط داخلی مورد نظر تلفن شما و تلفن طرف مورد نظرتان با هم زنگ میخوره و با برداشتن گوشی ارتباط برقرار می‌شود. اگر هم طرف پشت میز نباشه بعد چند باز زنگ خودن برای شما بوق اشغال پخش می‌شود باز هم در هنگام پخش بوق اشغال عدد ۶ رو بزنید و گوشی را بگذارید و فقط منتظر تماس سیستم هنگام بازگشت کاربر و برقراری ارتباط مورد نظر باشید. شما می‌توانید خط شهری را هم رزرو کنید به این معنی که وقتی خط شهری مورد نظر شما مشغول است دکمه خط شهری را بزنید و هنگام پخش بوق اشغال دکمه ۶ را بزنید سیستم خط شهری را برای شما رزرو می‌کند و بعد از آزاد شدن با شما تماس می‌گیرد و برای لغو کردن برنامه رزرو کافی است گوشی را بردارید.
۲- فرستادن بوق انتظار برای مکالمه: بدین منظور بعد از گرفتن شماره داخلی و شنیدن بوق اشغال عدد ۲ را شماره‌گیری کنید و منتظر ارتباط باشید و اگر بعد از زدن عدد ۲، بوق اشغال شنیدید این بدین معنی است که برنامه بوق انتظار برای داخلی مورد نظر شما فعال نیست.
۳- فرستادن پیغام انتظار: برای این کار هنگام پخش بوق اشغال دکمه Message را بزنید و گوشی را بگذارید. حال چراغ هشدار گوشی تلفن مورد نظر شما نشان دهنده یک پیغام خواهد بود و کاربر کافی است با زدن دکمه Message با شما که قبلاً پیغام گذاشته‌اید ارتباط برقرار کند.
۴- ورود به خط در حال مکالمه
۵- گوش دادن به مکالمه یک داخلی و …..
برای HOLD کردن: ممکن است در بعضی مواقع نیاز باشد طرف مکالمه HOLD شود یا پشت خط نگه داشته شود تا شما با داخلی خود تماس دیگری را جواب دهید یا چیزی را چک کنید و یا حتی با یک داخلی دیگر مکالمه خود را ادامه دهید.
HOLD عمومی: در این حالت وقتی شما مکالمه‌ای را HOLD می‌کنید امکان دست رسی دیگر داخلی‌ها به مکالمه شما وجود دارد. برای HOLD کردن عمومی کافی است هنگام مکالمه دکمه HOLD را بزنید و گوشی تلفن را بگذارید. برای برگشت دوباره به مکالمه می‌توانید از داخلی خود یا یک داخلی دیگر با زدن دکمه خط شهری HOLD شده که چشمک می‌زند به مکالمه برگردید.
HOLD خصوصی: در این نوع HOLD امکان دسترسی دیگر داخلی‌ها به مکالمه HOLD شده شما سلب می‌شود و فقط داخلی شما امکان برگشت به مکالمه را خواهد داشت. بدین منظور هنگام مکالمه دکمه HOLD را فشار دهید پس از شنیدن بوق تأیید دکمه HOLD را دوباره فشار دهید و سپس گوشی را بگذارید.
برای انتقال یک مکالمه: بعضی وقت‌ها ممکن است به اشتباه با داخلی شما تماس گرفته باشند یا بخواهید ادامه مکالمه را به یک داخلی دیگر بسپارید یا این که به عنوان منشی شخص پشت خط را به داخلی مورد نظر وصل کنید. برای انتقال به شکل زیر عمل می‌کنید:
برای انتقال به یک داخلی دیگر هنگام مکالمه دکمه TRANSFER را فشار دهید و شماره داخلی خود را بگیرید یا این که دکمه DSS داخلی مورد نظر را فشار دهید و اگر از انتقال مکالمه پشیمان شدید دکمه خط در حال مکالمه را فشار دهید و برای انتقال به یک خط شهری، دکمه TRANSFER را فشار دهید و یک خط شهری را انتخاب کنید، شماره مورد نظر را بگیرید و برای دادن ارتباط گوشی را بگذارید (البته این امکان باید برای داخلی فعال باشد).
برای کنفرانس سه نفره: گاهی وقت‌ها برای دادن خدمات بهتر نیاز است سه نفر در سه جای مختلف بتوانند همزمان با هم مکالمه داشته باشند که به آن کنفرانس سه نفره می‌گویند. در این حالت به شکل زیر عمل می‌کنید:
در زمان مکالمه با نفر اول با زدن دکمه کنفرانس، نفر اول HOLD خواهد شد. برای تماس خارجی یک خط شهری انتخاب کنید و شماره طرف سوم را بگیرید و برای تماس داخلی (یکی از داخلی‌ها) فقط شماره داخلی را شماره‌گیری کنید. پس از برداشتن گوشی تلفن توسط نفر سوم می‌توانید او را در جریان مکالمه و کنفرانس قرار دهید و حال با زدن دکمه کنفرانس ارتباط سه نفره شما برقرار خواهد شد. برای خارج کردن یکی از طرفین مکالمه از کنفرانس کافی است دکمه co یا همان خط شهری که با آن تماس گرفته‌اید را فشار دهید و برای قطع داخلی دکمه INTERCOM را فشار دهید. البته حالت کنفرانس تلفن سانترال مورد نظر آپشن‌های متنوع دیگری همچون کنفرانس ۵ نفره و … هم دارد.
ترک کردن میز کار - انتقال یک تماس: بعضاً ما میز کار خود را به دلایل مختلف ترک می‌کنیم ولی نمی‌خواهیم تماسی را از دست دهیم. در این حالت سیستم سانترال پاناسونیک شما راه‌حل‌هایی برای شما دارد:
۱- “انتقال تمام تماس‌ها” یا “وقتی داخلی مشغول بود” یا “وقتی داخلی جواب نداد” و یا حتی فرستادن مکالمات به یک خط شهری بیرونی! و اگر حتی فراموش کرده باشید تماس‌های خود را منتقل کنید می‌توانید این عملیات را در داخلی مقصد انجام دهید و … . بدین منظور به شکل زیر عمل کنید:
۲- نشان دادن یک پیغام روی صفحه تلفن داخلی که شما را گرفته است: در این حالت وقتی یک داخلی با شما تماس می‌گیرد پیغام مورد نظر روی صفحه نمایش تلفن داخلی او به نمایش در می‌آید. پیغام‌ها براساس کدشان عبارتند از:
- ۱- Will Return Soon (زود بر می‌گردم) – کد پیغام : ۱
- ۲ - Gone Home (رفتم خونه) – کد پیغام : ۲
- ۳- %%At Extension (من داخلی %% هستم) – کد پیغام : ۳
- ۶- In The Meeting (در جلسه هستم) – کد پیغام : ۶
مزاحم نشوید (DND (Do Not Disturb: این حالت وقتی جلسه دارید یا این که نمی‌خواهید هیچ تماس ورودی داشته باشید به درد می‌خورد.
داخلی خود را قفل کنید: در مواردی که نمی‌خواهید کسی از داخلی شما استفاده کند یا زمانی که داخلی شما در یک مکان پر تردد است می‌توانید از این عملکرد تلفن سانترال خود بهره ببرید.
به یاد داشته باشید رمز قفلتان باید ۴ رقم باشد و از کاراکترهای * و # هم نمی‌توانید استفاده کنید. هنگام قفل کردن امکان تماس با خط شهری و دسترسی به اطلاعات گزارشی سلب می‌شود و اگر رمز خود را فراموش کرده باشید به مدیر سیستم سانترال خود مراجعه کنید.
پیج کردن: پیج کردن هم یکی از عملکردهای جالب سانترال پاناسونیک است که در آن می‌توانید از تلفن سانترال خود به عنوان یک پیجر استفاده کنید. شاید با یک مثال توضیح بهتر داده شود، مثلاً شما یک داخلی در انبار شرکت دارید و در آن‌جا چند نفر کار می‌کنند و دستشان بند است و شما نمی‌خواهید مزاحم کار آن‌ها شوید و فقط می‌خواهید یک پیغام به آن‌ها بدهید یا کس خاصی را صدا کنید، با پیج کردن به شکل زیر، تلفن داخلی موجود در انبار تبدیل به یک بلندگو شده و تلفن شما تبدیل به میکروفن، حالا می‌توانید صحبت کنید بدون این که کسی گوشی را در انبار بردارد همه صدای شما را در انبار خواهند شنید. البته این عملکرد آپشن‌ها و گزینه‌های بسیاری دارد که در این مجال نمی‌گنجد.
تنظیمات:
منبع: IranPanasonic
دیدگاه خود را بنویسید